Synchronizujte data mezi e-shopem a ERP

Rádi byste napojili svůj e-shop na ERP? Integrace není jen záležitost vyplnění přihlašovacích údajů pro komunikaci mezi systémy. Propojení je totiž častokrát složitější úkol, než se na první pohled zdá. Co vše byste měli promyslet? Každá firma je jiná. I ta vaše. Jen výjimečně narazíte na dvě společnosti, které by měly totožnou cenotvorbu a systém slev. A konkrétně ve vodách B2B či prodeje do zahraničí se takové náhody dějí takzvaně jednou za sto let. A právě tuto rozdílnost byste měli zohlednit i při tvorbě e-shopu.

Co je to ERP systém?

ERP systém je zkrácená podoba pro enterprise resource planning. Je to označení pro soubor softwarů používaný ve firmách při každodenním provozu. ERP zajišťuje průtok dat a propojuje jednotlivé procesy: od řízení projektů, přes celý dodavatelský řetězec včetně zásobování, až po účetnictví. 

Zvažte rychlost synchronizace dat

Představte si zákazníka, který přišel na váš e-shop s cílem nakoupit. Nejspíš ho bude zajímat, jestli je konkrétní položka dostupná ihned skladem. Ani zítra, ani za hodinu – nyní. Můžeme proto říct, že ideální představa synchronizace dat je přímo v reálném čase. Jakmile ERP změní skladovou dostupnost, údaj se na e-shop promítne okamžitě a zákazník má jasno, co si může přihodit do košíku. Takto vypadá ideální stav. 
 
Ne u každého ERP však lze tuto okamžitou synchronizaci dat uskutečnit. A navíc, ne každé ERP informuje e-shop o změně v datech. Web se musí v těchto případech na aktuální data neustále doptávat. Ještě před samotnou prací si proto promyslete, o jaký typ řešení stojíte.
 
Jsou tři:
  • S okamžitou výměnou dat vůbec nepočítáte
E-shop musí stáhnout skladovou dostupnost všech produktů a porovná ji se svými hodnotami.
  • S okamžitou výměnou dat částečně počítáte
ERP loguje úpravy a je schopno vrátit změny skladovosti u produktů, které se obměnily od posledního importu. Tady se výrazně zkracuje doba synchronizace. Může probíhat velmi často – klidně i několikrát za minutu.
  • Synchronizaci chcete mít od začátku navrženou ve skutečném čase 
ERP obsahuje konektor, který při změně dat v ERP informuje e-shop. Ten data okamžitě aktualizuje. Stejně to funguje i opačným směrem.

Komunikujte s externími systémy

Spouštíte nový e-shop a přemýšlíte nad změnou ERP? Nebo vybíráte úplně nový systém? 
 
Kromě účetních funkcí doporučujeme zaměřit se i na komunikaci s externími systémy. I dnes ještě stále najdete mnoho velkých řešení spadajících překvapivě mezi ty, které se synchronizací vůbec nepočítají. Doporučení pro vás: při výběru ERP systému rozhodně dbejte na to, aby si zachovával integritu dat. 
U menšího řešení jsme se setkali s tím, že při přepnutí z vývojového prostředí do produkčního se kompletně změnilo označení všech objektů (ID). E-shop tak po přepnutí nedokáže spárovat své záznamy s těmi v ERP a je potřeba vše naimportovat znovu. 

Systémy musí být správně odděleny

E-shop data z ERP nejen, že načítá, ale umí je také zapisovat: například data objednávek nebo registrace nových klientů. ERP i e-shop by měly běžet nezávisle na sobě a odděleně
 
Jak poznáte, že jsou systémy správně odděleny? Na e-shopu je možné objednávku vytvořit, ale data nelze synchronizovat. V PUXdesign takové objednávky dáváme do fronty čekajících. Jakmile ERP systém znovu naběhne, objednávku ihned odesíláme.
 
Pozor: může se stát, že ERP v době vytvoření objednávky nebude funkční. To se děje při plánovaných odstávkách, aktualizacích nebo spadnutí systému. 

Zpožděné odeslání dat má řešení

  • Jak často ERP vypadává?
  • Jak často se bude aktualizovat?
  • Zapisuje se do ERP více systémů?
S možností zpožděného odeslání dat počítáme při návrhu čísel objednávky (ID), která zobrazujeme zákazníkovi. Vypadají například následovně: „Vaše objednávka č. 12345 byla vytvořena“. Vždy je lepší pracovat s jedním číselníkem objednávek. Ať už klient zavolá do obchodního oddělení nebo účetní komunikuje s vývojářem – všichni mají na mysli stejnou objednávku. 

Synchronizaci ID lze vytvořit dvěma způsoby:

  • E-shop přijímá číslo objednávky z ERP

Stane-li se, že ERP má v době vytvoření objednávky výpadek nebo odstávku, e-shop nemá v tu chvíli možnost zjistit její číslo (ID). Nemůže s ním proto pracovat. A zákazníkovi čekajícímu na e-mail o dokončené objednávce se tak nezobrazí. 
  • ERP přijímá číslo objednávky z e-shopu
Pokud do ERP zapisuje data více e-shopů nebo objednávky vznikají přímo v ERP, je potřeba vytvořit systém.

Analýza dat napoví, co potřebujete

Některé účetní systémy jsou na trhu i více než 20 let. Pokud tomu tak je i ve vaší firmě, nejspíše se do něj za tu dobu dostalo mnoho funkcionalit, které dnes už nikdo nepoužívá. Abychom v PUXdesign přišli na všechna specifika konkrétního řešení, provádíme před samotnou integrací analýzu
 
Začínáme sběrem dat, se kterými na e-shopu potřebujeme pracovat. K nim položku po položce dohledáváme patřičná data v ERP. Někdy je to mravenčí práce, ale zatím se jedná o ten nejlepší postup, jak zajistit, že nám v procesu implementace nebudou některá data chybět nebo budou v nežádoucím formátu. 
Tato fáze je u většího řešení časově náročná a vyžaduje, aby na straně ERP stál člověk nebo celý tým, který zná jak vaše firemní obchodní procesy, tak i implementační detaily. Měl by být schopen nám v případě potřeby poradit, kde konkrétní informaci najdeme. V PUXdesign vám s nastavením rádi pomůžeme.

Export objednávek do ERP

Mnohdy nestačí, abychom z e-shopu odeslali data, která uživatel zadal v košíku. V takových chvílích je potřeba na straně e-shopu řešit logiku, která by měla být na straně ERP, ale chybí tam.
Může se jednat například o:
  • zakládání organizací a jejich adresy
  • rozpočítávání celoobjednávkových slev do jednotlivých položek
  • speciální identifikátory skladů
  • párování metody plateb na bankovní účty, se kterými e-shop vůbec nepracuje, ale ERP je ke zpracování objednávky vyžaduje
V takovém případě od vás budeme požadovat jednotlivé případy užití (use case) a ukázku konkrétního requestu, který požadavek splní. Pro představu: taková B2B objednávka putující do zahraničí vytvořená v ERP, a to dosud neexistujícím uživatelem v existující organizaci za použití celo-objednávkové slevy může mít diametrálně odlišný scénář zápisu do ERP než jednoduchá objednávka koncového zákazníka bez jakýchkoliv slev a na dobírku v České republice. 
 
Každou výměnu dat mezi ERP systémem a e-shopem logujeme. Modul s daty v PUXdesign vám dáme k dispozici. Na komunikaci se tak můžete snadno podívat a ověřit si, zda e-shop z ERP přijímá data, která očekáváte, nebo bude potřeba ještě něco v ERP dodatečně nastavit. 
 

Proces synchronizace dat je komplikovaný problém, který vyžaduje zapojení analytika, vývojářů, zadavatele e-shopu i poradce na straně vývoje účetního systému. Pokud chcete mít to nejlepší řešení, ozvěte se nám. V PUXdesign jsme vám k dispozici.
06 - 09 - 2021 | Stanislav Kadlčík