Jak propojit e-shop s ERP, CRM nebo skladovým systémem

Dozvíte se:

• Kdy začít řešit propojení e-shopu s ERP?
• Co lze mezi e-shopem a ERP synchronizovat?
• S jakými firemními systémy se e-shopy propojují nejčastěji?
• Technické možnosti napojení
• Jak probíhá integrace e-shopu s ERP krok za krokem?
• Jak rychle se mají data synchronizovat?
• Na co si dát pozor před napojením e-shopu na ERP?
• Kolik stojí propojení e-shopu s ERP?
• V čem se liší integrace ERP u B2B e-shopů?
• Co když má firma starší ERP systém?
• Jak vám s integrací pomůžeme v PUXdesignu?
• FAQ

Kdy začít řešit propojení e-shopu s ERP?

Narážíte každý den na stejné chyby a zdržení? Pak pro vás ruční administrace e-shopu pravděpodobně přestává být funkčním řešením. Párkrát se komplikace snesou. Opakovaně ale brzdí celý provoz i další rozvoj firmy.

Typicky je čas řešit integraci, když:

• objednávky ručně přepisujete do ERP nebo účetnictví,
• skladová dostupnost na e-shopu neodpovídá realitě,
• zákazníci objednávají zboží, které už není skladem,
• e-shop, účetnictví, CRM a sklad používají rozdílná data,
• ve firmě přibývají chyby v objednávkách, fakturách nebo expedici,
• potřebujete pracovat s B2B cenami, individuálními ceníky nebo více sklady,
• na každou novou agendu musíte najímat další lidi. 

Co lze mezi e-shopem a ERP synchronizovat?

Možnosti propojení závisí na tom, jaké systémy používáte, jak mají připravené API a co od integrace reálně potřebujete. U větších e-shopů se nejčastěji řeší tyto oblasti: 

Znamená to, že musíte propojovat všechno najednou? Ne. Vhodné je začít u dat, která jsou pro provoz e-shopu kritická. Někdy to budou objednávky a skladová dostupnost, jindy B2B ceny a zákaznické skupiny.

U složitějších projektů se pak často vyplatí nenapojovat každý systém zvlášť, ale vytvořit jedno centrální místo, přes které budou data procházet. Díky tomu získáte větší přehled nad tím, co se mezi e-shopem, ERP, skladem, CRM nebo účetnictvím děje.

S jakými firemními systémy se propojují e-shopy nejčastěji?

1. E-shop + ERP

Nejčastější scénář. ERP bývá hlavním systémem, ve kterém firma spravuje produkty, sklad, ceny, objednávky i účetnictví. V PUXdesignu máme zkušenosti s napojením například systémů Helios, K2, Pohoda, Money, SAP, Microsoft Dynamics nebo ABRA.

2. E-shop + skladový systém / WMS

U větších e-shopů jen ERP často nestačí. Do hry vstupuje také skladový systém, který řídí rezervace zboží, expedici, balení, čtečky, vratky nebo více skladových lokalit. Napojení na WMS je důležité hlavně tam, kde sklad pracuje ve větším objemu objednávek nebo kde zákazník potřebuje vidět dostupnost zboží co nejpřesněji.

3. E-shop + CRM

CRM pomáhá pracovat se zákaznickými daty, historií objednávek, segmentací nebo obchodními aktivitami. U B2B e-shopů může CRM hrát velmi důležitou roli. Ve chvíli, kdy obchodní zástupce spravuje konkrétní zákazníky, může jim nastavit individuální podmínky nebo si zobrazit jejich nákupní historii.

4. E-shop + účetní systém

Menší a střední firmy často řeší propojení e-shopu s účetním systémem, například Pohoda, Money nebo ABRA. Cílem je automatizovat fakturaci, párování plateb, dobropisy nebo přenos dokladů. U jednodušších provozů může takové napojení stačit. U větších firem je ale často potřeba řešit širší propojení právě s ERP, skladem nebo CRM.

5. Více e-shopů napojených na jeden ERP

Specifickou situací jsou firmy, které provozují více e-shopů, značek, jazykových mutací nebo mají oddělené B2B a B2C kanály. V takovém případě je potřeba dobře navrhnout, odkud se berou produktová data, jak se nastavují ceny, jak se rozlišují objednávky a jak se data vrací zpět do jednotlivých e-shopů. Bez jasných pravidel se totiž z integrace velmi rychle může stát nepřehledná změť informací. 

Technické možnosti napojení

Neexistuje jeden univerzální způsob, jak propojit e-shop s ERP. Při výběru řešení bude vždy záležet na tom, jaké systémy používáte, kolik dat potřebujete synchronizovat, jak složité jsou procesy – a především, co od integrace očekáváte.

1. Hotový konektor

Hotový konektor je vhodný hlavně pro krabicová řešení – například, když máte e-shop na platformě Shoptet. Výhodou je rychlá implementace a nižší cena. Řešení má ale své limity. Nemusí pokrýt specifické potřeby B2B prodeje, individuální ceníky, zboží z více skladů, nestandardní objednávkové procesy nebo složitější práci se zákaznickými daty.

2. API integrace na míru

API integrace na míru se hodí ve chvíli, kdy hotový konektor nestačí. Typicky to bývá u větších e-shopů, B2B portálů nebo firem, které potřebují propojit více systémů najednou a nechtějí se přizpůsobovat omezením hotového modulu.

Výhodou je větší flexibilita. Integrace se navrhne podle konkrétních dat, systémů a požadavků firmy, takže lze přesně nastavit, jak budou data mezi systémy proudit.

Příprava i vývoj bývají sice náročnější než u hotového řešení, výsledkem je ale napojení, které se přizpůsobí firmě. Ne firma jemu.

3. Importy a exporty dat

U malých e-shopů, které nepotřebují pracovat s daty v reálném čase, jsou možností také pravidelné importy a exporty dat, například ve formátu CSV, XML nebo JSON. Data se mohou automaticky přenášet například jednou za hodinu, několikrát denně nebo ručně podle potřeby. Řešení nedoporučujeme ve chvíli, kdy potřebujete na e-shopu pracovat s přesnou skladovou dostupností, rychle přenášet objednávky nebo okamžitě aktualizovat ceny. Na to už importy nestačí.

4. Integrační vrstva

Integrační vrstva tvoří mezistupeň mezi e-shopem, ERP, CRM, skladem nebo účetnictvím. Funguje jako centrální uzel, ve kterém se spojují všechny podnikové systémy – díky němu firma získává větší kontrolu nad datovými toky. Užitečná je integrační vrstva hlavně u složitějších projektů – pomáhá výsledné řešení zpřehlednit.  

Jak probíhá integrace e-shopu s ERP krok za krokem?

V PUXdesignu nejčastěji řešíme integrace u velkých e-shopů a portálů, které potřebují napojení ERP a dalších systémů na míru. U takových projektů se vyplatí nezačínat rovnou vývojem – ale nejdříve zanalyzovat, jak firma funguje, jaká data používá a které systémy spolu mají komunikovat.

Jaké jsou obvyklé kroky?

1. Analýza současného stavu – projdeme používané systémy, procesy, data a způsob práce s objednávkami, produkty, cenami, skladem nebo fakturací.
   
   
2. Návrh datových toků – určíme, která data se budou posílat, odkud kam, jak často a který systém bude hlavním zdrojem pravdy.
   
   
3. Příprava scénářů – popíšeme běžné i složitější situace, například B2B objednávky, individuální ceníky, vratky, storna, reklamace nebo výpadek systému.
   
   
4. Technický návrh a vývoj – zvolíme vhodný způsob propojení a připravíme řešení na míru.
   
   
5. Testování a nasazení – ověříme, že integrace funguje nejen u běžné objednávky, ale i u výjimek, a po spuštění sledujeme správné přenosy dat. 

Jak rychle se mají data synchronizovat?

Rychlost synchronizace je jednou z nejdůležitějších otázek celého napojení. Při návrhu nového e-shopu nebo jeho redesignu potřebujeme vědět, s jakou rychlostí výměny dat můžeme mezi e-shopem a ERP počítat. Typicky existují tři scénáře.

1. Synchronizace neprobíhá okamžitě

ERP v pravidelných intervalech stahuje data z e-shopu nebo naopak. Například skladová dostupnost se aktualizuje jednou za hodinu nebo za den. Scénář může stačit u jednodušších e-shopů nebo u sortimentu, kde se dostupnost nemění příliš rychle. Problém ale nastává ve chvíli, kdy zákazník objedná zboží, které podle e-shopu skladem je, v ERP už ovšem dávno není.

2. Synchronizace probíhá podle změn

ERP dokáže vracet změny od posledního přenosu. Díky tomu není nutné pokaždé přenášet všechna data. Synchronizace může probíhat častěji, klidně několikrát za hodinu. Pro mnoho e-shopů jde o rozumný kompromis mezi technickou náročností a aktuálností dat.

3. Synchronizace probíhá v reálném čase

Ideální scénář nastává ve chvíli, kdy ERP nebo jiný systém dokáže e-shop o změně informovat okamžitě. Jakmile se změní skladová dostupnost, cena nebo stav objednávky, informace se propíše do e-shopu bez zbytečného čekání. To je zásadní hlavně u e-shopů s rychloobrátkovým zbožím, více sklady, B2B zákazníky nebo vysokými nároky na přesnost dostupnosti.

Pozor ale na jednu věc: ne každý ERP systém takovou komunikaci umožňuje. Pokud uvažujete o novém ERP, neřešte jen účetní funkce. Ověřte si také možnosti komunikace s externími systémy.

Na co si dát pozor před napojením e-shopu na ERP?

Častým problémem s integrací bývá to, že firma nemá připravená data, procesy nebo pravidla. Před napojením e-shopu na ERP si proto dejte pozor hlavně na:

• nejednotná ID produktů,
• rozdílné názvy produktů v e-shopu a ERP,
• neaktuální nebo špatně strukturovaná data,
• duplicity zákazníků,
• nevyřešené B2B ceníky,
• více skladů bez jasných pravidel,
• výpadky synchronizace,
• neotestované vratky, reklamace a storna,
• chybějící logování přenosů,
• chybějící dokumentace.

Zvláštní pozornost si zaslouží jednotná ID produktů. Pokud se záznamy o produktech v ERP nespárují s daty na e-shopu, ruční oprava zabere hodně času. Proto je dobré mít jasný číselník produktů, podle kterého lidé i systémy přesně poznají, o jaký produkt jde. Jednotné ID pomůže při reklamacích, dostupnosti, expedici i při opravě chybových přenosů.

Kolik stojí propojení e-shopu s ERP?

Cena propojení záleží na konkrétním typu řešení. Obecně platí, že integrace přes hotový konektor bývá rychlejší a levnější. Napojení na míru zase dává smysl u větších e-shopů a složitějších B2B řešení, která pracují s více sklady, individuálními ceníky, specifickou fakturací nebo více systémy najednou. Právě tam by hotové řešení mohlo firmu zbytečně omezovat. 

V čem se liší integrace ERP u B2B e-shopů?

B2B e-shopy bývají na integraci výrazně náročnější – hlavně proto, že nepracují s jedním nákupním scénářem. Každý zákazník může mít jiné ceny, obchodní podmínky, splatnost, oprávnění nebo způsob objednávání.

Často je potřeba řešit například:

• individuální ceníky a zákaznické skupiny,
• nákupy na fakturu,
• opakované objednávky,
• historii objednávek,
• dostupnost podle skladu nebo regionu,
• schvalování objednávek,
• více úrovní uživatelských oprávnění,
• napojení na obchodní zástupce nebo zákaznický portál.

Právě v těchto situacích může krabicové řešení začít firmu limitovat. Pokud máte specifické B2B procesy, napojení na ERP by se mělo navrhnout podle toho, jak opravdu prodáváte a obsluhujete zákazníky. Ne podle toho, co zrovna dovolí hotový modul.

Co když má firma starší ERP systém?

Starší ERP systém nemusí být překážka. Pokud ale nemá kvalitní API, aktuální dokumentaci nebo jasně popsaná data, je potřeba počítat s důkladnější analýzou. Před napojením musíme zjistit, kde se potřebná data nachází, v jakém jsou formátu a jak se dají bezpečně předávat do e-shopu. Hodně pomáhá úzká spolupráce s klientem, který ERP dobře zná a dokáže ověřit, jestli navržené řešení odpovídá reálnému provozu firmy.

Jak vám s integrací pomůžeme v PUXdesignu?

V PUXdesignu stavíme e-shopy, portály a webová řešení na míru. Pomůžeme vám s napojením ERP, CRM, skladového systému nebo účetnictví. Zkušenosti máme s integrací systémů jako Helios, K2, Pohoda, Money, SAP, Microsoft Dynamics a ABRA. Pokud ale používáte jiné řešení, neznamená to automaticky problém – poradíme si i s dalšími systémy. Jestli vám běžné krabicové řešení začíná být malé, rádi vám navrhneme e-shop, který se přizpůsobí vašemu byznysu. Ne naopak. 

FAQ: časté otázky k propojení e-shopu s ERP

Co znamená propojení e-shopu s ERP?

Propojení e-shopu s ERP znamená, že si e-shop a firemní ERP systém automaticky předávají data. Může jít například o produkty, ceny, skladovou dostupnost, objednávky, zákazníky, faktury nebo stavy objednávek.

Kdy se vyplatí napojit e-shop na ERP?

Napojení se vyplatí ve chvíli, kdy ruční práce začíná brzdit provoz. Typicky když přepisujete objednávky, řešíte nepřesnou skladovou dostupnost, máte individuální ceníky, více skladů nebo rostoucí objem objednávek.

Jaké ERP systémy lze napojit na e-shop?

Napojit lze mnoho ERP systémů. V PUXdesignu máme zkušenosti například se systémy Helios, K2, Pohoda, Money, SAP, Microsoft Dynamics nebo ABRA.

Je lepší hotový konektor nebo integrace na míru?

Hotový konektor dává smysl u menších e-shopů. Integrace na míru je vhodnější pro větší e-shopy, B2B portály nebo složitější firemní procesy.

Musí synchronizace probíhat v reálném čase?

Nemusí vždy. U některých e-shopů stačí pravidelná synchronizace v dávkách. Reálný čas je důležitý hlavně tam, kde se rychle mění skladová dostupnost, ceny nebo stav objednávek.

Co je při integraci největší riziko?

Největší riziko nebývá samotná technologie, ale nepřipravená data a nejasné procesy. Pokud není jasné, který systém je zdroj pravdy, jak se řeší výjimky nebo jak vypadají konkrétní use-casy, integrace se může výrazně zkomplikovat.

Jak dlouho trvá propojení e-shopu s ERP?

Záleží na rozsahu. Jednodušší napojení přes hotový konektor může být poměrně rychlé. Integrace na míru u většího e-shopu nebo B2B portálu vyžaduje analýzu, návrh, vývoj, testování a následný monitoring.

Umí PUXdesign napojit e-shop i na více systémů najednou?

Ano. U složitějších řešení často propojujeme e-shop nejen s ERP, ale také s CRM, skladovým systémem, účetnictvím, dopravci nebo platebními bránami. V takovém případě je důležité dobře navrhnout datové toky a pravidla celé integrace.